Ofício

Definição:

É o principal instrumento da correspondência oficial da CMBH, tanto em ambiente interno (entre vereadoras ou vereadores, diretoras ou diretores, gerentes, servidoras ou servidores) quanto externo (entre a CMBH e outras pessoas ou entidades públicas ou privadas).

É usado para convidar, convocar, solicitar, agradecer, informar, comunicar e também para encaminhar aos respectivos destinatários as proposições normativas e não normativas que tenham sido objeto de deliberação.

 

Estrutura:

O ofício é composto das seguintes partes: número de controle, local e data, vocativo, corpo, anexos, fecho, assinatura do signatário e identificação do destinatário.

Número de controle - apresenta a abreviatura do tipo de texto (Of.), a sigla do órgão (diretoria, divisão, seção etc.) que emite o ofício, o número de ordem do documento e o ano de sua emissão. É posicionado na margem superior esquerda da página:

Of. Dirleg nº XXX/XX

Se o ofício tiver mais de uma página, esses dados devem ser repetidos em todas as páginas, posicionados também na margem superior esquerda.

Na resposta a ofício recebido, deve-se mencionar seu número de controle para que o destinatário possa localizar com facilidade o documento que originou aquela resposta:

Em resposta ao Of. XXX nº XXX/XX, de autoria de Vossa Excelência, informo que...

Local e data - indica a cidade de onde se emite o ofício e a data em que ele é redigido. Esses dados são posicionados logo abaixo do número de controle, à direita da página:

Belo Horizonte, 1º de julho de 2019

Vocativo - é composto de forma de tratamento e do nome do cargo do destinatário, seguidos de vírgula:

Senhora Presidenta,

Senhor Presidente,

Corpo - recomenda-se organizar o texto do ofício, quando couber, em introdução, desenvolvimento e conclusão.

Na introdução, apresenta-se o assunto que motiva a comunicação, de forma direta e objetiva. Informo a Vossa Excelência que... é uma opção mais interessante que Venho, por meio deste, informar a Vossa Excelência que....

No desenvolvimento, detalha-se o assunto. Se necessário, deve-se utilizar mais de um parágrafo, objetivando-se a melhor compreensão. É importante evitar frases e parágrafos muito longos, que podem dificultar a leitura e retirar do ofício seu caráter objetivo e direto.

Na conclusão, que não é parte necessária, é possível reiterar o assunto apresentado na introdução, acrescentando alguma informação adicional, como, por exemplo, um telefone ou endereço eletrônico para contato.

Anexos - apresentam informações mais complexas, como as contidas em tabelas, gráficos ou documentos, cuja inserção no corpo do ofício comprometeria seu caráter objetivo e direto. O corpo do ofício deve fazer referência ao documento que será anexado:

Segue anexa, conforme solicitação de Vossa Senhoria em XX/XX/XX, cópia da ata da Reunião Solene realizada por esta Câmara para a entrega do Diploma de Honra ao Mérito a [...]

Fecho - encerra a comunicação. Na CMBH, utiliza-se como fecho a palavra Atenciosamente seguida de vírgula.

Assinatura - identifica o emissor e compõe-se do nome do signatário do ofício e do nome de seu cargo. No caso de o signatário ser uma vereadora ou um vereador, seu nome será precedido da indicação respectiva. O nome é colocado de forma centralizada, ao final do corpo do ofício, com espaço suficiente para inserção da assinatura manuscrita.

Se o ofício tiver mais de uma página:

• o campo para a identificação do destinatário constará apenas na primeira página;

• o campo para assinatura do signatário constará apenas na última página; as demais páginas devem ser rubricadas por ele;

• o número de cada página deve ser posicionado no canto direito do rodapé. Ex.: 1/3, 2/3, 3/3.

Se o ofício for assinado por mais de uma pessoa, a ordem das assinaturas será a seguinte:

• em caso de signatários que ocupem cargos de mesma hierarquia, as assinaturas devem vir lado a lado, seguindo-se a ordem alfabética;
• em caso de signatários que ocupem cargos de hierarquia diferente, segue-se a hierarquia dos cargos, começando-se do cargo de menor hierarquia: assim, a autoridade superior referenda as informações prestadas pelas demais.

No entanto, na CMBH, os ofícios cujos signatários são os membros da Mesa Diretora da Casa seguem a seguinte ordem:

 

Identificação do destinatário - identifica-se o destinatário por meio do tratamento adequado a ele, de seu nome e de seu cargo ou função. Posiciona-se no final da página do ofício, junto da margem esquerda:

Excelentíssimo Senhor

Xxxxxx Xxxxxx

Prefeito de Belo Horizonte

Mesmo que o ofício tenha mais de uma página, a identificação do destinatário permanece na primeira delas. 

Veja modelos de ofício para:

 

Particularidades

Uma das particularidades do ofício é o uso correto dos pronomes de tratamento, alguns consagrados pelo uso e outros definidos por meio de convenções próprias de cada instituição. Lembre-se de que, embora os pronomes de tratamento correspondam à segunda pessoa do discurso, as concordâncias são feitas na terceira pessoa e, com relação à forma de apresentação, recomenda-se escrever os pronomes de tratamento sempre por extenso.

 

No processo de tramitação da prestação de contas do Município, é produzido um conjunto especial de ofícios. Para saber mais sobre esse processo e visualizar modelos, clique aqui.

 

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